R: De acuerdo con la consulta realizada y en relación con las inquietudes que presentan las cooperativas y empresas que solicitan sugerencias para realizar asambleas o juntas correspondientes, podemos regirnos al concepto emitido en el documento adjunto, y las consideraciones tomadas por la eventual crisis actual.

Primera. Para la realización de las reuniones ordinarias que deben convocarse en el primer trimestre del año, se pueden considerar las siguientes opciones:

1. Celebrarla en la modalidad presencial, reduciendo el número de personas que asisten a una reunión, procurando que sea mediante apoderados se realice la sesión. Lo anterior, bajo el entendido de que un apoderado vota en un solo sentido con la totalidad de acciones que representa.

1.2. Se puede celebrar la sesión como una reunión no presencial, siempre que por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, se recomienda realizar la convocatoria y permitir que cada socio se prepare con la debida antelación. Lo anterior es aplicable tanto para las sociedades comerciales, como para las cooperativas.

Segunda. Ante la imposibilidad de celebrar la reunión, por falta de quorum o inasistencia de la totalidad de miembros, se deberá dejar constancia para poder realizar la reunión con posterioridad, como reunión de segunda convocatoria.

Tercera. Les recomendamos considerar las medidas preventivas establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social con el Ministerio de Transporte, a través de la Circular Conjunta 001 de 2020 y la declaratoria de Emergencia Sanitaria Nacional, en las cuales pueden encontrar las medidas y recomendaciones a propósito de la pandemia relacionada con el coronavirus Covid-19.