Dirección Administrativa

Planear, dirigir y proponer mejoras para la formulación de políticas, normas y procedimientos aplicables a la gestión de servicios administrativos, contratación, atención al ciudadano y gestión documental de la entidad.

Funciones

1. Asesorar y proponer mejoras para la formulación de políticas, normas y procedimientos aplicables a la administración de los recursos y procedimientos administrativos, de atención al ciudadano, divulgación, promoción y capacitación, gestión documental de la entidad, notificaciones y contratación.

2. Dirigir, planear, coordinar, supervisar y controlar las acciones para el cumplimiento de las políticas, normas y las disposiciones que regulen los procedimientos y trámites administrativos, de atención al ciudadano, divulgación, promoción y capacitación, gestión documental de la entidad, notificaciones y contratación.

3. Participar en la formulación de los programas, planes y proyectos de la Superintendencia y orientar la elaboración de los mismos en las áreas a su cargo.

4. Dirigir y coordinar la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental de la entidad, garantizando la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación.

5. Gestionar y hacer seguimiento al servicio prestado a los ciudadanos, así como la adecuada atención de las solicitudes, quejas y reclamos y derechos de petición realizados por los ciudadanos garantizando las soluciones pertinentes.

6. Dirigir y coordinar la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión de notificación interna o externa de los actos administrados emitidos por la entidad, garantizando la correcta aplicación de las normas que en esta materia rigen y la protección de los derechos que le asisten a las partes interesadas.

7. Participar en los procesos de formulación de políticas, normas y procedimientos aplicables a la administración de los recursos físicos de la entidad.

8. Dirigir y adelantar las actividades de contratación para la adquisición de bienes y servicios de conformidad con la normativa vigente y aplicar los métodos, procedimientos y mecanismos de control respectivos, y emitir conceptos que le sean requeridos.

9. Velar por el adecuado trámite que se debe brindar en la recepción, conservación y uso de los bienes y servicios adquiridos por la entidad previa revisión de las condiciones y calidades de los mismos.

10. Adelantar las actuaciones administrativas necesarias para la imposición de sanciones, declaratorias de caducidad e incumplimientos a los contratos.

11. Elaborar, actualizar y verificar el cumplimiento del Manual de Contratación de la entidad.

12. Impartir directrices para el desarrollo de la actividad de supervisión relativos a los contratos y convenios celebrados por la entidad.

13. Elaborar el Plan Anual de contratación de la entidad y hacer seguimiento a su ejecución.

14. Elaborar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección Administrativa, el plan anual de compras de la entidad y coordinar su ejecución.

15. Emitir conceptos en materia de contratación que le sean requeridos.

16. Expedir las certificaciones que sean solicitadas por los contratistas y/o autoridades del caso.

17. Revisar y aprobar las garantías y pólizas que amparan los contratos que lo requieran.

18. Dirigir, organizar y controlar la prestación de los servicios administrativos indispensables para el funcionamiento de la Superintendencia.

19. Coordinar y ordenar el adecuado uso manejo y actualización del inventario de los bienes muebles e inmuebles de la Superintendencia.

20. Velar por la seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas y mantener debidamente asegurados los bienes de la entidad, y efectuar los trámites de reclamación correspondientes, cuando a ello hubiere a lugar.

21. Dirigir y velar por el cumplimiento de las actividades de operación y mantenimiento del parque automotor de la entidad.

22. Las demás que se le asignen y correspondan a la naturaleza de la dependencia.