Implementación SIPLAFT

La Resolución 74854 de 2016 de la Superintendencia de Transportes establece lo que debe cumplir las empresas habilitadas por el Ministerio de Transporte para la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor de carga, para la implementación del sistema SIPLAFT. Dicha Resolución Subrogo a la Resolución 011 de 2011 desde su expedición (21 de diciembre 2016).

El Articulo 1 de la Resolución 74854 de 2016 dice “Establecer de manera obligatoria la implementación del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva – SIPLAFT, para los supervisados habilitados para la prestación del servicio terrestre automotor de carga».

a. Plazos 

El Articulo 2 de la Resolución 74854 de 2016 dice “Ámbito de Aplicación. La presente Resolución deberá cumplirse por todas las empresas destinatarias, sin importar el tipo societario escogido para su conformación o si es de carácter cooperativo, de conformidad a los siguientes plazos:”

El primer plazo es para las empresas que no habían implementado un sistema SIPLAFT antes de la expedición de la Resolución 74854, estas deberán tener todo implementado para el último día hábil del mes de febrero 2017.

El segundo plazo es para las empresas que ya tenían implementado el sistema SIPLAFT al momento de la expedición de la Resolución74854, estas deberán dar cumplimiento para el último día hábil del mes de marzo 2017.

El tercer plazo es para las empresas que se habiliten después de la expedición de la Resolución 74854, estas deben dar cumplimiento en tres meses a partir de la fecha de la Resolución de habilitación otorgada por el Ministerio de Transporte.

b. Reportes a la Superintendencia de Transportes

Las empresas deberán enviar la información referente a la implementación del SIPLAFT mediante el sistema VIGIA de la Superintendencia de Transportes. La fecha para presentar la información solicitada en VIGIA será del 3 al 30 de abril de 2017.  

Nota: Las fechas están establecidas para el primer envío de la información referente al SIPLAFT. La empresa anualmente deberá validar, actualizar y cargar la información en el VIGIA en las fechas que la Superintendencia especifique.

c. Políticas

El SIPLAFT debe comprender el diseño, aprobación e implementación de políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT. Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT y traducidas en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la empresa, sus empleados y socios.

El responsable del diseño de las políticas es máximo órgano social , y cuando esta no exista, del Representante Legal principal de la empresa.                                                                                            

El máximo órgano social será el responsable de aprobar las políticas nuevas y las modificaciones de las políticas, y mediante el acta correspondiente se dejara constancia de dicha aprobación.

Las políticas deben cubrir todas las áreas, actividades y riesgos que tiene la empresa en temas de LAFT.

d. Instructivo o Manual

El instructivo o manual SIPLAFT, es el documento que deberá contener las políticas aprobadas, así mismo deberá estipular los procedimientos o acciones que se deben realizar para cumplir con las políticas SIPLAFT.

Para la elaboración del instructivo o manual la empresa debe conocer los riesgos LA/FT a los cuales la empresa está expuesta y basados en estos riesgos se deberá contemplar procedimientos o acciones preventivos y de control los cuales deben estar incluidos en el manual. Los riesgos LA/FT deben estar documentados y se debe realizar la evaluación de estos con una periodicidad la cual debe estipular la misma empresa. Así mismo, si la empresa incurre en un modelo de negocio nuevo también debe evaluar los riesgos LA/FT y realizar la debida actualización del manual y las políticas si el oficial de cumplimiento o la junta directiva o quien haga sus veces lo cree conveniente.

El instructivo o manual debe contemplar  todas las indicaciones estipuladas en la Resolución 74854 de  2016, y debe ser de cumplimiento de todos los que estén en relación con la empresa para así cumplir con un correcto sistema de prevención de Lavado de Activos o Financiamiento de Terrorismo. El instructivo o manual deberá estar firmado por el representante legal principal de la empresa.

e. Capacitaciones y comunicación

La empresa deberá comunicar a todos los empleados, socios, directivos, administradores y cualquier otra persona que tenga vinculación con la empresa, sobre las políticas SIPLAFT, con el fin de asegurar que sean entendidas, implementadas y mantenidas en todos los niveles de la organización.

La capacitación estará dirigida a todos los empleados de la empresa, y se deberá soportar mediante documentos y medios implementados para tal fin, estos soportes deberán tener como mínimo fecha, tema, cargo y nombres de los asistentes. Las capacitaciones deben realizarse como mínimo una (1)  vez al año, ser parte de la inducción de la empresa e implementada como una cultura organizacional.

Estas capacitaciones deben incluir como mínimo las políticas, procedimientos o acciones, herramientas y  controles adoptados por la empresa para el cumplimiento del SIPLAFT. Los empleados deben poder identificar cuando es una operación intentada, inusual o sospechosa, cuando debe reportarse, el medio para reportar y a quien debe hacerse el reporte (Oficial de Cumplimiento).