Oficial de Cumplimiento

a. ¿Quién es?

La junta directiva o quien haga sus veces serán los facultados para nombrar un empleado que será responsable de implementar el SIPLAFT y de velar por su adecuado y oportuno cumplimiento. El nombramiento deberá quedar documentado mediante acta y la persona nombrada como Oficial de Cumplimiento, deberá manifestar la aceptación a dicho cargo por escrito.

Solamente el empresario o el accionista único, que a su vez es el representante legal de la empresa unipersonal o de la sociedad por acciones simplificada unipersonal, podrá autonombrarse como Oficial de cumplimiento para los anteriores efectos.

El Oficial de Cumplimiento deberá cumplir con los siguientes requisitos como mínimo:

• Vinculación laboral directa en nivel directivo
• Tener capacidad de decisión y contar con el apoyo de la alta dirección
• Estar capacitado en temas LAFT. Como mínimo haber aprobado curso e-learning de la UIAF.
• No pertenecer a la revisoría fiscal o auditoría interna, ser el representante legal o de áreas en las cuales se generen conflictos de interés con respecto a sus funciones como oficial de cumplimiento.

El representante legal de la empresa o cooperativa de transporte de carga deberá comunicar a esta Superintendencia la designación o modificación del oficial de cumplimiento. El comunicado deberá contener como mínimo la fecha de nombramiento, nombre completo, cargo, correo electrónico, teléfono y los datos de la empresa, así mismo anexar copia de la carta de aceptación del cargo y sus respectivos soportes.

b. Funciones

El Oficial de Cumplimiento debe tener como mínimo las siguientes funciones, las cuales están establecidas en la Resolución:

• Implementar y desarrollar los procesos de las políticas aprobadas para la implementación del SIPLAFT;
• Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones que realiza la empresa;
• Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa;
• Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos;
• Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgo de LA/FT-PADM y garantizar la confidencialidad de dicha información;
• Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT-PADM, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración y control y la revisoría fiscal;
• Proponer al máximo órgano social, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SIPLAFT;
• Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte conforme a lo establecido en la presente Resolución;
• Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos del SIPLAFT;
• Realizar los reportes y actualizar la base de datos registrados en el Sistema de Reportes en Línea – SIREL de la UIAF.
• Mantener todas las actas establecidas en la presente Resolución
• Custodiar el plan estratégico o documento, en el que se describan las políticas aprobadas;
• Mantener los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se desarrolla las políticas aprobadas, firmados por el representante legal principal;

c. Funciones

Los formes presentados deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

1. Los procesos establecidos para la implementación de las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.
2. Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
3. Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.
4. El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.
5. Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, que considere pertinentes.
6. El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT-PADM, aprobados por el máximo órgano social.
7. Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.

Estos informes deberán ser presentados de forma semestral a los administradores y anualmente al máximo órgano social.

La designación del Oficial de Cumplimiento, no exime a los administradores y demás empleados sobre la obligación de comunicar internamente a éste, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas.