Procedimientos para el control
del riesgo de LA/FT

a. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas

La empresa debe establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas, sea por aplicativo tecnológico, hoja electrónica o indicadores, a partir de los cuales se pueda inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de las operaciones del cliente o la empresa.

b. Reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero

La empresa debe realizar los reportes de operaciones sospechosas y los reportes objetivos, solamente a través de la plataforma Sistema de Reporte en Línea, en adelante SIREL. Para esto la empresa deberá estar registrada (contar con un código especifico de la empresa) y después realizar la solicitud de usuario, clave y Matriz de autenticación. Recuerde que la persona que se registra es el Oficial de Cumplimiento nombrado por el Máximo Órgano.

• Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS

Cuando la empresa a determinado que existe una operación sospechosa o intentada deberá de forma inmediata realizar un Reporte de operación sospechosa –ROS, mediante el sistema SIREL a la UIAF. La empresa no necesita tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen origen ilícito; solo se requiere que la operación sea sospechosa.

Los reportes ROS tienen calidad de reserva de acuerdo a lo previsto en la Ley 526 de 1999 y las demás que la modifique, adicione o complemente. (Debe ser reservado todo lo relacionado con la operación sospechosa o intentada, y guardarse la evidencia por un tiempo no menor de 5 años, ya que pueda ser solicitada previamente por la entidad correspondiente).

El reporte de la operación sospechosa – ROS no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la empresa, ni las personas que participaran en la detección o reporte, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995 y las demás que la modifiquen, adicione o complemente.

Recuerde que deben presentar tantos ROS como operaciones sospechosas sean catalogadas en la empresa como tal.

• Reporte de ausencia de operaciones sospechosas

Si la empresa durante un trimestre calendario no realizo ningún reporte de operación sospechosa – ROS, debe realizar en las fechas trimestrales estipuladas, un reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

• Reportes objetivos

  • Reporte de Transacciones múltiples de carga – TMC

La empresa debe reportar a la UIAF por medio del sistema SIREL, el cliente con todas las transacciones derivadas de los movimientos de productos y/o mercancías de carga nacionales o internacionales, que en conjunto en el trimestre calendario sean iguales o superior a treinta millones ($30´000.000), o su equivalencia en otras monedas. Este reporte debe ser realizado al finalizar el trimestre en las fechas estipuladas.

• Reporte de ausencia de Transacciones múltiples de carga

Si la empresa durante el trimestre calendario no tiene un cliente con el cual las transacciones sumadas no son iguales o superan los treinta millones en el trimestre, se debe realizar un reporte de ausencia de transacciones múltiples de carga en las fechas estipuladas.

• Fechas para realizar reportes trimestrales

 

Si se realizan los reportes fuera de las fechas estipuladas para cada trimestre estos aparecerán como reportes “Extemporáneos”.

Según lo mencionado en los puntos anteriores, por año como mínimo son 8 reportes, la cantidad depende de los reporte de ROS que sean positivos.

Recuerde que la empresa debe cumplir con sus reportes desde la expedición de la Resolución 011 del 2011 o desde su habilitación (se toma la fecha más reciente).

Ejemplo1. Si la empresa tiene una Resolución de habilitación de antes del 31 de diciembre del 2011, esta debe tener reportes desde el primer trimestre del 2012.

Ejemplo2: Si la empresa obtiene su Resolución de habilitación en un periodo posterior al 31 de diciembre de 2011 deberá realizar los reportes a partir del trimestre próximo.

• Resumen sobre los reportes

 

c. Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos

La empresa deberá establecer reglas específicas que prohíban la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. También deben tener el respectivo soporte interno o externo que soporte la negociación y del registro contable, estos constituirán respaldo probatorio para cualquier investigación que pueda adelantar las autoridades competentes.

 d. Seguimiento y monitoreo

La empresa deberá verificar permanentemente que las políticas aprobadas, procedimientos de prevención y control estén operando de manera oportuna.